Como informar via eSocial

A declaração é feita através de eventos específicos que compõem a base de dados utilizada pela fiscalização do MTE:

Evento S-2200 (Cadastramento Inicial/Admissão): Ao registrar um funcionário, deve-se preencher o campo que indica se ele possui deficiência e, crucialmente, se ele está sendo considerado para o cumprimento da cota (campo infoCota marcado como "S").

Evento S-2205 (Alteração de Dados Cadastrais): Utilizado para atualizar informações de funcionários que adquiriram a condição de PcD ou que passaram a ocupar vaga de cota após a admissão.

Evento S-2300 (Trabalhador Sem Vínculo): Aplicável para estagiários ou autônomos que também possuam deficiência, se houver impacto na contagem.
Novidades e Certidões (Portaria MTE nº 547/2025)

Em 2025, a Portaria MTE nº 547/2025 modernizou o processo, estabelecendo a emissão de Certidões Eletrônicas de cumprimento de cotas:

A certidão comprova automaticamente a regularidade da empresa com base nos dados já enviados ao eSocial.

Pode ser emitida e validada através do portal certidoes.trabalho.gov.br.
Relatório de Transparência Salarial (Lei 14.611/2023)

Empresas com 100 ou mais empregados devem também preencher semestralmente o Relatório de Transparência Salarial no portal Emprega Brasil.
Prazo atual:

Para o primeiro ciclo de 2026, as informações devem ser enviadas até 28 de fevereiro.

O relatório inclui perguntas sobre políticas de contratação e promoção de minorias, incluindo PcDs.

Atenção: A simples existência de um funcionário com deficiência no sistema não garante o cumprimento da cota se o campo específico de reserva de vaga não estiver corretamente assinalado no eSocial.

Você gostaria de um passo a passo sobre como emitir a Certidão de Regularidade de Cota PcD no portal do governo?

Para emitir a Certidão de Regularidade de Cota PcD, você deve utilizar o sistema oficial do Ministério do Trabalho e Emprego, que cruza os dados em tempo real com o que sua empresa enviou ao eSocial.

Passo a Passo para Emissão

Acesse o Portal de Certidões: Vá ao site oficial de Certidões do Ministério do Trabalho.

Autenticação via Gov.br:

Clique em "Entrar com gov.br". É necessário possuir conta com nível de confiabilidade Prata ou Ouro e estar vinculado ao CNPJ da empresa (via certificado digital ou gestão de vínculos).

Selecione o Tipo de Certidão: No menu lateral ou painel principal, escolha a opção "Certidão de Cumprimento de Cota de Pessoa com Deficiência (PcD)".

Consulta de Dados: O sistema exibirá automaticamente o cálculo da sua cota (baseado no total de funcionários) e o número de reabilitados ou pessoas com deficiência ativos informados no eSocial.

Gerar Documento: Se os números estiverem em conformidade com o Art. 93 da Lei nº 8.213/1991, o botão para "Emitir Certidão" ficará disponível. Caso haja déficit, o sistema gerará apenas um relatório de situação.

O que fazer se a certidão for negada?

Se o portal indicar que a cota não foi atingida (mesmo que você tenha os funcionários), verifique no seu software de RH ou no Portal do eSocial:
Se o campo "Preenchimento de Cota" está marcado como "Sim" no evento S-2200 de cada colaborador PcD.

Se o laudo médico atualizado foi devidamente processado pelo sistema.
Dica Importante:

A certidão tem validade limitada (geralmente 30 ou 90 dias) e pode ser exigida em processos de licitação ou fiscalizações trabalhistas.

Você precisa de ajuda para localizar o campo específico de cota dentro do sistema do eSocial para fazer essa correção?

Nem um, nem outro. O cumprimento de cotas PcD no eSocial pertence aos Eventos de Tabelas e Periódicos (Trabalhistas), e não aos eventos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) ou contábeis/fiscais.

Embora o funcionário PcD precise de laudos que envolvam medicina do trabalho, a informação para o MTE sobre a cota é puramente cadastral.

Onde a informação é inserida:

Evento S-2200 (Cadastramento Inicial/Admissão):

É aqui que a mágica acontece. Dentro do grupo de informações do contrato, existe o campo infoCota.

Você deve marcar "Sim" para indicar que aquele trabalhador está preenchendo a cota da empresa.

Evento S-2205 (Alteração de Dados Cadastrais): Se um funcionário antigo for reabilitado ou se você esqueceu de marcar a opção de cota na admissão, é este evento que você usa para corrigir.

Por que não é SST ou Contábil?

SST (Eventos S-2210, S-2220, S-2240): Estes eventos tratam de riscos ambientais, exames médicos (ASO) e acidentes. Eles provam a condição de saúde, mas não informam ao governo se aquele funcionário está ocupando uma vaga reservada por lei.

Contábil/Folha (S-1200): Trata de remunerações e impostos. O governo não usa o holerite para fiscalizar cotas, mas sim o vínculo cadastral.

Resumo: A cota é controlada pelo RH/Departamento Pessoal através do cadastro do funcionário, e não pelo setor de Segurança do Trabalho ou pela Contabilidade fiscal.

Para preencher o Evento S-2200 ou S-2205 no eSocial, você deve obrigatoriamente informar o tipo de deficiência de acordo com a tabela oficial do governo.
Os códigos de deficiência aceitos pelo sistema são:

1 – Física: Alteração completa ou parcial de um ou mais segmentos do corpo humano.

2 – Auditiva: Perda bilateral, parcial ou total, de quarenta e um decibéis (dB) ou mais.

3 – Visual: Inclui cegueira, baixa visão ou visão monocular.

4 – Mental: Funcionamento intelectual significativamente inferior à média.

5 – Intelectual: Limitações nas funções cognitivas e comportamento adaptativo.

6 – Reabilitado: Segurado que passou por processo de reabilitação profissional pelo INSS e possui o Certificado de Reabilitação Profissional.

Campos Cruciais no Sistema:

Além de selecionar um dos códigos acima, o sistema exige que você responda a duas perguntas chave no cadastro:

Deficiência Física? (Sim/Não)

Preenchimento de Cota? (Sim/Não) -> Este é o campo que o MTE contabiliza.

Se você marcar "Não", o funcionário é registrado como PcD, mas a empresa continua em débito com a fiscalização.

Observação sobre Laudos

O eSocial não exige o upload do arquivo do laudo médico no momento do cadastro, mas as informações do laudo (como o CID e o CRM do médico) devem estar arquivadas no prontuário do funcionário para comprovação em caso de fiscalização presencial ou notificação via Portal Gov.br.

Para encaminhamentos de colaboradores com o interesse de verificar se há enquadramento, ou não, é altamente recomendável ao RH das empresas que alinhem os procedimentos antes mesmo de preencher um PEDIDO DE EXAMES NO SOC.

Exceto se já tem o laudo de PCDs em mãos apresentada pelo trabalhador, quando então deverá além de fazer o PEDIDO DE EXAMES, requer a necessidade de encaminhar um e-mail para [email protected] para fins de alinhamentos, quando uma vez enquadrado na cota autoriza a realização de ASO admissional por exemplo, ou conforme ficar ajustado no alinhamento entre as partes.

• *Fique atento às mudanças da legislação sobre o tema.

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